REGULAMENTO DA SEDE ADMINISTRATIVA DO DLC11
ASSOCIAÇÃO
INTERNACIONAL DE LIONS CLUBES
DISTRITO
3170 - LC-11
PORTARIA
Nº 01 – AL 2008/2009
Institui
e regulamenta o funcionamento
da Sede Administrativa do DLC 11
-
Considerando a decisão assemblear de criação da
sede administrativa na cidade de Guarapari;
-
Considerando a descontinuidade em seu funcionamento, quer quanto a pessoal
e a serviços;
-
Considerando as notórias deficiências relacionadas com
as obrigações fiscais, impossibilitando o pleno exercício
dos direitos e deveres, bem como o desenvolvimento da nossa organização
não governamental – a melhor do mundo!
-
Considerando, finalmente, a premente necessidade de ordenar e sistematizar
as tarefas a serem realmente cumpridas na sede, em evidente demonstração
de realização planejada para a comunidade leonística;
NORMATIZA-SE A FUNCIONALIDADE DA SEDE:
DO
NOME, LOCALIZAÇÃO, DESTINAÇÃO e INSTALAÇÕES
Art.
1º A sede do Distrito 3170 LC-11, doravante denominado Distrito,
fixada no município de Guarapari, Estado do Espírito Santo,
destina-se a proporcionar ao Gabinete do Governador do Distrito e aos
Lions Clubes que compõem o Distrito, doravante denominados Clubes,
e seus associados, uma estrutura de informações, comunicações
e serviços necessários à modernização
e agilização da administração do leonismo,
bem como preservar sua memória.
Art.
2º A sede do Distrito disporá de mobiliário, equipamentos
e instalações adequadas para atender as suas necessidades
administrativas.
Parágrafo
único. Entre os equipamentos da sede, incluem-se linha telefônica,
fax e internet banda larga instalada em máquinas de tratamento
de informações.
Art. 3º Na destinação prevista no Art. 1º, a
sede do Distrito será utilizada para:
I – conservar e manter arquivados os documentos produzidos, expedidos
e recebidos pelo Distrito, pelo Governador, pelo Tesoureiro e pelo Secretário
ou Secretário-Tesoureiro. Os documentos referentes aos anos leonísticos
anteriores à instalação da sede do Distrito serão
recuperados, gradativamente, dos dirigentes que os mantêm guardados
em suas residências ou escritórios, conforme planejamento
aprovado pelo Governador em exercício, respeitada a vontade dos
responsáveis pela sua guarda;
II – receber e protocolar as moções enviadas pelos
Clubes e remeter cópias das mesmas aos membros das Comissões
Técnicas do Conselho Distrital e ao Secretário ou Secretário-Tesoureiro
do Distrito;
III – redigir e divulgar os documentos gerados pelo Conselho Distrital;
IV – redigir e divulgar as atas e demais documentos gerados pelas
Comissões Técnicas do Conselho Distrital;
V – receber e protocolar os documentos oriundos da Associação
Internacional de Lions Clubes, doravante denominada Associação,
inclusive os recebidos diretamente pelo Governador, pelo Tesoureiro
e pelo Secretário ou Secretário-Tesoureiro, dando-lhes
o destino determinado pelos que os tenham recebido;
VI – protocolar os documentos recebidos diretamente pelo Governador,
referentes a projetos e subsídios concedidos ao Distrito, pela
Fundação Internacional de Lions Clubes (LCIF), doravante
denominada LCIF, e encaminhá-los aos interessados, mediante recibo;
VII – colaborar na elaboração da prestação
de contas dos subsídios concedidos pela LCIF ao Distrito e enviá-la
à Associação;
VIII – manter um Banco de Dados dos Clubes do Distrito (Nominata);
DA
ADMINISTRAÇÃO
Art.
4º A sede será administrada por um Gerente contratado pelo
Distrito para esse fim.
Art. 5º O critério de seleção do candidato
ao cargo de Gerente da Sede levará em conta, se possível,
formação e experiência na área de administração
de empresas.
Art. 6º O Gerente da Sede ficará subordinado ao Governador
do Distrito LC-11, doravante denominado Governador, e exercerá
suas funções sob a orientação e supervisão
do Secretário ou Secretário-Tesoureiro do Distrito.
Art. 7º O Gerente da Sede contará com a ajuda de Auxiliar
Administrativo e de Contabilista especializado em terceiro setor da
economia (contabilidade de ONGs), contratados pelo Distrito para esse
fim.
DOS
DEVERES DO GERENTE
Art. 8º O Gerente da Sede, no desempenho das suas funções,
e para que sejam atingidas as finalidades preconizadas no Art. 1º
e detalhadas no Art. 3º, deverá executar as seguintes tarefas:
I – operar, atualizar e manter em funcionamento os equipamentos
de tecnologia da informação necessários à
comunicação com os Clubes, com o Distrito Múltiplo
LC e com a Associação;
II – acessar, diariamente, o “site” do Distrito para
verificar o seu perfeito funcionamento.
III – ler, diariamente, o Mural de Notícias, e responder,
se for o caso, as mensagens nele encontradas;
IV – atualizar o Banco de Dados dos Clubes do Distrito (Nominata
“on Line”) com base nas informações constantes
nos Informes Mensais de Movimento de Associados e nas mensagens que
os Clubes enviarem através do “site” do Distrito
para atualização de associados, de Clubes e de “e-mails”;
V – manter atualizada a relação dos Clubes com “e-mails”
funcionais operantes e a relação dos responsáveis,
nos Clubes, pelos respectivos “e-mails”.
VI – manter aberta, durante todo o expediente da sede, a caixa
postal eletrônica lionslc11@lionslc11.org.br e outras que o Distrito
venha a instalar, encaminhando e arquivando adequadamente as mensagens
recebidas;
VII – manter ligado, durante todo o expediente da sede, o MSN
lionslc11@hotmail.com para facilitar o acesso “on line”
dos associados, utilizando fone e microfone para as comunicações
via MSN;
VIII – utilizar o sistema de telefonia VOIP, atualmente o “Skype”
para reduzir os custos das comunicações por telefone feitas
a partir da sede do Distrito;
IX – manter contato permanente com o Assessor de Informática,
repassando-lhe qualquer dificuldade ou problema operacional encontrados,
bem como qualquer mensagem estranha que apareça no Mural de Notícias;
X
– encaminhar ao Assessor de Informática as fotos, informações
e documentos destinados à publicação no “site”
do Distrito;
XI
– prover o Governador das informações necessárias
às suas visitas aos Clubes e às reuniões de que
deva participar;
XII
– proporcionar aos dirigentes do Distrito e dos Clubes e seus
associados, acessibilidade rápida e objetiva para consulta de
dados e informações sobre o movimento leonístico;
XIII
– produzir e fornecer aos Presidentes das Regiões e das
Divisões do Distrito os materiais necessários à
realização de Seminários e Reuniões do Comitê
Assessor do Governador;
XIV
– fazer cópia de segurança de todos os arquivos
digitais gerados na sede;
XV
– entregar, mensalmente, ao Secretário ou Secretário-Tesoureiro,
os documentos necessários à escrituração
contábil do Distrito, imediatamente após o encerramento
de cada mês;
XVI – entregar, a cada bimestre, ao Secretário ou Secretário-Tesoureiro
os documentos necessários à declaração do
Imposto de Renda do Distrito;
XVII – zelar pela presteza do registro, no Cartório competente
e na Delegacia da Receita Federal, da ata administrativa da eleição
do Governador do Distrito e do ato de nomeação do Secretário
ou Secretário-Tesoureiro do Distrito, imediatamente após
a realização da Convenção Distrital em que
ocorreu a eleição;
XVIII – zelar pela presteza da atualização das assinaturas
da conta bancária do Distrito, imediatamente após o regresso
do Governador, da Convenção Internacional que o empossou;
XIX
– acompanhar a pontualidade de entrega, pelo Distrito, dos seguintes
documentos:
a)
Informações Fiscais e Previdenciárias à
Caixa Econômica Federal;
b)
Relação Anual de Informações Sociais –
RAIS - ao Ministério do Trabalho;
c)
Declaração do Imposto de Renda à Secretária
da Receita Federal pelo Governador eleito, conforme o item XVII acima;
d)
Informações devidas ao Instituto Nacional do Seguro Social
- INSS (GFIP e FGTS);
e)
Apresentação da Declaração de Débitos
e Créditos Tributários Federais (DCTF);
f)
Outras informações fiscais, trabalhistas e tributárias
exigidas por lei.
XX – acompanhar o cumprimento, pelo Distrito, de todas as suas
obrigações financeiras e prestações de conta,
tais como:
a)
Taxa de Registro de domínio e Hospedagem do “site”
do Distrito;
b)
Taxa internacional;
c)
Jóia internacional;
d)
Taxa do Conselho de Governadores;
e)
Taxa dos Clubes de Castores;
f)
Taxa dos Leos Clubes;
g)
Contribuições previdenciárias;
h)
Fundo de Garantia de Tempo de Serviço – FGTS
i)
Balancetes trimestrais e final ao nas reuniões do Conselho Distrital;
j)
Prestação de contas dos subsídios recebidos da
Fundação Internacional de Lions Clubes (LCIF);
k)
Demais obrigações financeiras.
XXI
– atender as solicitações dos Clubes relativas aos
“e-mails” funcionais, dando ciência das mesmas ao
Assessor de Informática;
XXII – enviar aos Clubes que estiverem com seus “e-mails”
funcionais operantes, todos os documentos e mensagens do Distrito, tão
logo estejam prontos, priorizando, desta forma, os Clubes conectados
à internet. Solicitar aos Clubes confirmação das
mensagens enviadas e entrar em contato com os Clubes que não
acusarem o recebimento;
XXIII – orientar os Clubes para que utilizem o “site”
do Distrito no envio dos Informes Mensais de Movimento de Associados
e outros documentos, com confirmação de recebimento;
XXIV – acompanhar a pontualidade do pagamento, pelos Clubes, das
obrigações financeiras destes para com o Distrito, tais
como:
a)
Taxa distrital;
b)
Jóia distrital;
c)
Outras obrigações.
XXV – receber e protocolar os documentos relativos a campanhas
e concursos a que os Clubes tenham aderido ou promovido, que tenham
sido enviados ao Governador para seu conhecimento e avaliação;
XXVI – solicitar dos Clubes as informações devidas
ao Distrito e as que não tenham sido de prestadas no prazo previsto;
XXVII – prestar aos Clubes as informações por eles
solicitadas;
XXVIII – orientar e supervisionar os serviços realizados
pelo Auxiliar Administrativo;
XXIX – outras tarefas determinadas pelo Governador.
Art. 9º O Gerente da Sede deverá administrar com visão
empresarial, sempre buscando alcançar eficiência e economia
de gastos.
Art. 10 Os casos omissos serão resolvidos pelo Governador.
Guarapari,
01 de julho de 2008.
CL
Jorge Fortunato – Governador AL 2008/2009. |
