REGULAMENTO DA SEDE ADMINISTRATIVA DO DLC11

ASSOCIAÇÃO INTERNACIONAL DE LIONS CLUBES

DISTRITO 3170 - LC-11

PORTARIA Nº 01 – AL 2008/2009

Institui e regulamenta o funcionamento
da Sede Administrativa do DLC 11

- Considerando a decisão assemblear de criação da sede administrativa na cidade de Guarapari;

- Considerando a descontinuidade em seu funcionamento, quer quanto a pessoal e a serviços;

- Considerando o despreendimento e a dedicação dos Companheiros DARLY e ODALVA nestes cinco últimos anos, sacrificando-se para cumprir as atribuições administrativas;

- Considerando as notórias deficiências relacionadas com as obrigações fiscais, impossibilitando o pleno exercício dos direitos e deveres, bem como o desenvolvimento da nossa organização não governamental – a melhor do mundo!

- Considerando as constantes divergências e inócuas discussões, em profundo desrespeito à ética e aos propósitos;

- Considerando, finalmente, a premente necessidade de ordenar e sistematizar as tarefas a serem realmente cumpridas na sede, em evidente demonstração de realização planejada para a comunidade leonística;


NORMATIZA-SE A FUNCIONALIDADE DA SEDE:

DO NOME, LOCALIZAÇÃO, DESTINAÇÃO e INSTALAÇÕES

Art. 1º A sede do Distrito 3170 LC-11, doravante denominado Distrito, fixada no município de Guarapari, Estado do Espírito Santo, destina-se a proporcionar ao Gabinete do Governador do Distrito e aos Lions Clubes que compõem o Distrito, doravante denominados Clubes, e seus associados, uma estrutura de informações, comunicações e serviços necessários à modernização e agilização da administração do leonismo, bem como preservar sua memória.

Art. 2º A sede do Distrito disporá de mobiliário, equipamentos e instalações adequadas para atender as suas necessidades administrativas.

Parágrafo único. Entre os equipamentos da sede, incluem-se linha telefônica, fax e internet banda larga instalada em máquinas de tratamento de informações.

Art. 3º Na destinação prevista no Art. 1º, a sede do Distrito será utilizada para:

I – conservar e manter arquivados os documentos produzidos, expedidos e recebidos pelo Distrito, pelo Governador, pelo Tesoureiro e pelo Secretário ou Secretário-Tesoureiro. Os documentos referentes aos anos leonísticos anteriores à instalação da sede do Distrito serão recuperados, gradativamente, dos dirigentes que os mantêm guardados em suas residências ou escritórios, conforme planejamento aprovado pelo Governador em exercício, respeitada a vontade dos responsáveis pela sua guarda;

II – receber e protocolar as moções enviadas pelos Clubes e remeter cópias das mesmas aos membros das Comissões Técnicas do Conselho Distrital e ao Secretário ou Secretário-Tesoureiro do Distrito;

III – redigir e divulgar os documentos gerados pelo Conselho Distrital;

IV – redigir e divulgar as atas e demais documentos gerados pelas Comissões Técnicas do Conselho Distrital;

V – receber e protocolar os documentos oriundos da Associação Internacional de Lions Clubes, doravante denominada Associação, inclusive os recebidos diretamente pelo Governador, pelo Tesoureiro e pelo Secretário ou Secretário-Tesoureiro, dando-lhes o destino determinado pelos que os tenham recebido;

VI – protocolar os documentos recebidos diretamente pelo Governador, referentes a projetos e subsídios concedidos ao Distrito, pela Fundação Internacional de Lions Clubes (LCIF), doravante denominada LCIF, e encaminhá-los aos interessados, mediante recibo;

VII – colaborar na elaboração da prestação de contas dos subsídios concedidos pela LCIF ao Distrito e enviá-la à Associação;

VIII – manter um Banco de Dados dos Clubes do Distrito (Nominata);

DA ADMINISTRAÇÃO

Art. 4º A sede será administrada por um Gerente contratado pelo Distrito para esse fim.

Art. 5º O critério de seleção do candidato ao cargo de Gerente da Sede levará em conta, se possível, formação e experiência na área de administração de empresas.

Art. 6º O Gerente da Sede ficará subordinado ao Governador do Distrito LC-11, doravante denominado Governador, e exercerá suas funções sob a orientação e supervisão do Secretário ou Secretário-Tesoureiro do Distrito.

Art. 7º O Gerente da Sede contará com a ajuda de Auxiliar Administrativo e de Contabilista especializado em terceiro setor da economia (contabilidade de ONGs), contratados pelo Distrito para esse fim.

DOS DEVERES DO GERENTE

Art. 8º O Gerente da Sede, no desempenho das suas funções, e para que sejam atingidas as finalidades preconizadas no Art. 1º e detalhadas no Art. 3º, deverá executar as seguintes tarefas:

I – operar, atualizar e manter em funcionamento os equipamentos de tecnologia da informação necessários à comunicação com os Clubes, com o Distrito Múltiplo LC e com a Associação;

II – acessar, diariamente, o “site” do Distrito para verificar o seu perfeito funcionamento.

III – ler, diariamente, o Mural de Notícias, e responder, se for o caso, as mensagens nele encontradas;

IV – atualizar o Banco de Dados dos Clubes do Distrito (Nominata “on Line”) com base nas informações constantes nos Informes Mensais de Movimento de Associados e nas mensagens que os Clubes enviarem através do “site” do Distrito para atualização de associados, de Clubes e de “e-mails”;

V – manter atualizada a relação dos Clubes com “e-mails” funcionais operantes e a relação dos responsáveis, nos Clubes, pelos respectivos “e-mails”.

VI – manter aberta, durante todo o expediente da sede, a caixa postal eletrônica lionslc11@lionslc11.org.br e outras que o Distrito venha a instalar, encaminhando e arquivando adequadamente as mensagens recebidas;

VII – manter ligado, durante todo o expediente da sede, o MSN lionslc11@hotmail.com para facilitar o acesso “on line” dos associados, utilizando fone e microfone para as comunicações via MSN;

VIII – utilizar o sistema de telefonia VOIP, atualmente o “Skype” para reduzir os custos das comunicações por telefone feitas a partir da sede do Distrito;

IX – manter contato permanente com o Assessor de Informática, repassando-lhe qualquer dificuldade ou problema operacional encontrados, bem como qualquer mensagem estranha que apareça no Mural de Notícias;

X – encaminhar ao Assessor de Informática as fotos, informações e documentos destinados à publicação no “site” do Distrito;

XI – prover o Governador das informações necessárias às suas visitas aos Clubes e às reuniões de que deva participar;

XII – proporcionar aos dirigentes do Distrito e dos Clubes e seus associados, acessibilidade rápida e objetiva para consulta de dados e informações sobre o movimento leonístico;

XIII – produzir e fornecer aos Presidentes das Regiões e das Divisões do Distrito os materiais necessários à realização de Seminários e Reuniões do Comitê Assessor do Governador;

XIV – fazer cópia de segurança de todos os arquivos digitais gerados na sede;

XV – entregar, mensalmente, ao Secretário ou Secretário-Tesoureiro, os documentos necessários à escrituração contábil do Distrito, imediatamente após o encerramento de cada mês;

XVI – entregar, a cada bimestre, ao Secretário ou Secretário-Tesoureiro os documentos necessários à declaração do Imposto de Renda do Distrito;

XVII – zelar pela presteza do registro, no Cartório competente e na Delegacia da Receita Federal, da ata administrativa da eleição do Governador do Distrito e do ato de nomeação do Secretário ou Secretário-Tesoureiro do Distrito, imediatamente após a realização da Convenção Distrital em que ocorreu a eleição;

XVIII – zelar pela presteza da atualização das assinaturas da conta bancária do Distrito, imediatamente após o regresso do Governador, da Convenção Internacional que o empossou;

XIX – acompanhar a pontualidade de entrega, pelo Distrito, dos seguintes documentos:

a) Informações Fiscais e Previdenciárias à Caixa Econômica Federal;

b) Relação Anual de Informações Sociais – RAIS - ao Ministério do Trabalho;

c) Declaração do Imposto de Renda à Secretária da Receita Federal pelo Governador eleito, conforme o item XVII acima;

d) Informações devidas ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS (GFIP e FGTS);

e) Apresentação da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);

f) Outras informações fiscais, trabalhistas e tributárias exigidas por lei.

XX – acompanhar o cumprimento, pelo Distrito, de todas as suas obrigações financeiras e prestações de conta, tais como:

a) Taxa de Registro de domínio e Hospedagem do “site” do Distrito;

b) Taxa internacional;

c) Jóia internacional;

d) Taxa do Conselho de Governadores;

e) Taxa dos Clubes de Castores;

f) Taxa dos Leos Clubes;

g) Contribuições previdenciárias;

h) Fundo de Garantia de Tempo de Serviço – FGTS

i) Balancetes trimestrais e final ao nas reuniões do Conselho Distrital;

j) Prestação de contas dos subsídios recebidos da Fundação Internacional de Lions Clubes (LCIF);

k) Demais obrigações financeiras.

XXI – atender as solicitações dos Clubes relativas aos “e-mails” funcionais, dando ciência das mesmas ao Assessor de Informática;

XXII – enviar aos Clubes que estiverem com seus “e-mails” funcionais operantes, todos os documentos e mensagens do Distrito, tão logo estejam prontos, priorizando, desta forma, os Clubes conectados à internet. Solicitar aos Clubes confirmação das mensagens enviadas e entrar em contato com os Clubes que não acusarem o recebimento;

XXIII – orientar os Clubes para que utilizem o “site” do Distrito no envio dos Informes Mensais de Movimento de Associados e outros documentos, com confirmação de recebimento;

XXIV – acompanhar a pontualidade do pagamento, pelos Clubes, das obrigações financeiras destes para com o Distrito, tais como:

a) Taxa distrital;

b) Jóia distrital;

c) Outras obrigações.

XXV – receber e protocolar os documentos relativos a campanhas e concursos a que os Clubes tenham aderido ou promovido, que tenham sido enviados ao Governador para seu conhecimento e avaliação;

XXVI – solicitar dos Clubes as informações devidas ao Distrito e as que não tenham sido de prestadas no prazo previsto;

XXVII – prestar aos Clubes as informações por eles solicitadas;

XXVIII – orientar e supervisionar os serviços realizados pelo Auxiliar Administrativo;

XXIX – outras tarefas determinadas pelo Governador.

Art. 9º O Gerente da Sede deverá administrar com visão empresarial, sempre buscando alcançar eficiência e economia de gastos.

Art. 10 Os casos omissos serão resolvidos pelo Governador.

Guarapari, 01 de julho de 2008.

CL Jorge Fortunato – Governador AL 2008/2009.

 

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